Quando surge um problema dentro da empresa, geralmente elaboramos uma solução para ele. Mas e quando essa solução se perde depois de um tempo? O problema volta de novo e de novo. Que tal conhecer alguns métodos de passar o conhecimento adquirido para evitar esse problema?
Uma maneira simples de deixar o conhecimento para as outras pessoas dentro de uma organização é com uma documentação que pode ficar arquivada com acesso livre a qualquer integrante. O importante é que, sempre que um problema surgir dentro da empresa, seja fácil de encontrar a solução que já foi elaborada antes para esse mesmo problema.
Dentro desse contexto de memória, é possível fazer uma comparação do aprendizado da empresa com o sistema imunológico do corpo humano: quando uma pessoa contrai uma doença e se cura dela, o corpo guarda uma célula de memória capaz de identificar o agente causador da doença e, quando ele aparece de novo, ela vai detectar o problema e agilizar a resposta imunológica, anulando o problema de maneira muito mais rápida.
De uma maneira similar, quando surge um novo problema em uma empresa, a equipe elabora uma solução para lidar com ele. Ao guardar a solução em alguma documentação, as pessoas que não tiveram contato com ele antes podem lidar rapidamente com o problema, sem a necessidade de gastar tempo desenvolvendo uma nova solução.
Um bom exemplo para a documentação a ser feita é um POP, sigla para Procedimento Operacional Padrão, onde se deixa todo o conhecimento adquirido de uma maneira a padronizar todos os procedimentos. Nós temos alguns outros posts no blog sobre POPs, além de ser um serviço oferecido por nós da BioPhi Jr.! Se tiver interesse, dê uma olhada nesse post.
A padronização não serve apenas para registrar o conhecimento sobre um processo, mas também para entender melhor como ele funciona, quais são suas etapas, e estimular a criatividade, uma vez compreendido, pode gerar novas ideias para novas soluções levando a inovação.
Porém, ainda falta um detalhe. Esse processo gera a ideia de que uma solução sempre será a melhor para um determinado problema, uma ideia de conformismo. Para evitar isso, é necessário uma melhoria contínua. Um bom exercício é comparar a maneira que o processo deveria funcionar, e como ele está funcionando atualmente.
Se interessou pelo nosso conteúdo? Entre em contato conosco para elaborarmos um POP juntos!
